I canali di posta in entrata possono avere impostazioni specifiche per diverse casistiche. Ti consigliamo di esaminare le impostazioni avanzate di ogni canale di posta per sfruttare appieno tutte le funzionalità.
Accedi alla sezione Conversazioni - Posta in arrivo e clicca su Modifica.
Di seguito, vediamo tutte le impostazioni aggiuntive per i tuoi canali di ingresso.
PROPRIETÀ
Da questa sezione puoi modificare gli attributi generali della inbox:
Nome: questo è il nome della tua inbox. Se ne hai configurata più di una, vedrai un'etichetta con il nome della inbox corrispondente nella sezione conversazioni, in modo da poter identificare la provenienza della richiesta.
Descrizione: puoi aggiungere una descrizione generale per capire quali tipi di richieste arriveranno in quel canale di ingresso.
Colore: puoi aggiungere un colore all'etichetta del nome della inbox. Questo colore verrà visualizzato nella sezione conversazioni quando arriveranno i ticket corrispondenti.
Abilitato: configura se questo canale di posta è disponibile o meno per ricevere richieste.
Segna messaggi come letti: puoi configurare, per ogni casella di posta, se contrassegnare i messaggi inviati dai clienti come letti.
Se disabilitato: il cliente vedrà solo che il messaggio è stato consegnato.
Se abilitato: il cliente vedrà i segni di spunta blu (messaggio letto) solo quando un operatore ha assegnato il ticket alla sua casella di posta ed entra nella chat del contatto. Se l'operatore accede alla chat dalle sezioni "Non assegnato", "Tutto" o "Conversazioni", i messaggi non verranno contrassegnati come letti.
Messaggio obbligatorio di chiusura ticket: è possibile configurare se il messaggio di chiusura ticket è obbligatorio o facoltativo. Abilitando questa opzione, gli operatori dovranno aggiungere un commento di osservazione alla fine di ogni ticket. Disabilitando l'opzione, gli operatori possono chiudere il ticket senza aggiungere alcun messaggio. Questo offre maggiore flessibilità nei casi in cui non è richiesta una nota di chiusura.
Chiusura automatica dei ticket scaduti: con questa opzione, puoi chiudere automaticamente le conversazioni di servizio alla scadenza. Se abilitata, i ticket verranno chiusi senza intervento manuale, contribuendo a mantenere un flusso di lavoro più organizzato ed efficiente.
Invia messaggio di benvenuto: abilita questa opzione se desideri inviare un messaggio automatico quando i tuoi utenti aprono un ticket di supporto. Ad esempio: "Grazie per aver contattato [azienda]. Sarai contattato a breve da uno dei nostri agenti".
Abilita tipo di strategia assegnazione: questa opzione consente di configurare la modalità di assegnazione delle nuove conversazioni del servizio clienti agli operatori. Sono disponibili diverse opzioni tra cui scegliere, in modo da poter scegliere quella più adatta ai propri processi aziendali.
Abilita messaggio di scadenza: con questa opzione, puoi configurare un messaggio automatico per avvisare il destinatario prima della fine della sessione di chat. Inoltre, il sistema può ora estendere automaticamente la sessione se il cliente risponde al messaggio, evitando costi aggiuntivi per l'invio di modelli per la riattivazione dei ticket e mantenendo la conversazione attiva senza interruzioni.
Modello per il recupero dei ticket: seleziona uno o più modelli di marketing da inviare ai tuoi utenti quando la conversazione è scaduta e devi riattivarla.
ORARI
Da qui puoi configurare i giorni e gli orari in cui i tuoi agenti saranno disponibili per gestire i ticket ricevuti in questa inbox.
Orario di servizio: da qui puoi configurare i giorni e gli orari in cui i tuoi agenti saranno disponibili per rispondere ai ticket ricevuti in questa inbox.
Messaggio di orario di servizio: questo messaggio verrà inviato solo quando l'utente scrive al di fuori dell'orario di lavoro configurato. Utilizza questa opzione per informarlo che i tuoi agenti non sono al momento disponibili per rispondere.
DATE
Da questa sezione puoi configurare un intervallo di date durante il quale non fornirai il servizio a quella inbox.
Ad esempio, se c'è un giorno festivo in cui non fornirai assistenza, puoi impostare una notifica per i tuoi clienti per quel giorno.
NOTIFICHE
Qui puoi abilitare le notifiche e-mail per rimanere aggiornato sugli eventi importanti in questo canale di posta.
UTENTI
Per consentire agli operatori di assegnarsi i ticket e iniziare a chattare con i propri utenti, è necessario che siano assegnati al canale di posta in arrivo in cui verranno aperte tali conversazioni.
Fatto! Ricorda, puoi modificare o aggiornare le tue impostazioni in qualsiasi momento.